Informes en Access

INFORMES

Un informe Access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe.

Elementos de un informe

1.- Secciones principales

Un informe tiene las siguientes propiedades principales:

Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la portada del informe

Encabezado de página: Datos que van a aparecer en todas las páginas del informe, concretamente en la parte superior

Detalle: en esta sección se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno, sería como un subformulario dentro de cada página del informe.

Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página, pero los datos aparecen en la parte inferio

2.- Funciones de un informe

Agrupar: Una de las opciones de un informe de access mas importante es la posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o varios subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos en nuestro informe. Por ejemplo, si queremos mostrar los datos de una tabla con inmuebles de toda España, y queremos que los agrupe segun la provincia, para ello vamos sobre la parte izquierda del formulario en vista diseño y con el boton derecho le damos a la opción Ordenar y Agrupar:

Ahora seleccionamos los campos que queremos Agrupar y el orden es el que queremos que aparezcan, una vez seleccionado en la parte de abajo aparecerán las opciones, de las que debemos activar "encabezado de pagina". En este momento en el informe se crea un nuevo encabezado, donde podemos incluir las etiquetas y textos necesarios para el encabezado de nuestro informe. En la sección de detalle aparecerán los los registros relacionados con los datos principales del encabezado:

Otras opción interesante y muy util es forzar el salto de pagina cuando aparece un nuevo registro que no cabe en la primera pagina, para evitar este corte que tan mal queda, simplemente iremos a la opción mantener Juntos del menú ordenar y agrupar y pondremos el valor a sí.