jueves, 3 de mayo de 2012

Formularios en Access

FORMULARIOS
La programación de formularios con Microsoft Access resulta rápida e intuitiva, aunque previamente es necesario conocer los diferentes controles y eventos que se utilizan. Un Formulario esta compuesto por controles, ya sean cajas de texto, botones, gráficos e incluso archivos multimedia, mientras que los eventos son las acciones que se desencadenan al actuar sobre dichos controles

Informes en Access


INFORMES
Un informe Access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe.
Elementos de un informe
1.- Secciones principales
Un informe tiene las siguientes propiedades principales:
Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la portada del informe
Encabezado de página: Datos que van a aparecer en todas las páginas del informe, concretamente en la parte superior
Detalle: en esta sección se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno, sería como un subformulario dentro de cada página del informe.
Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página, pero los datos aparecen en la parte inferio
2.- Funciones de un informe
Agrupar: Una de las opciones de un informe de access mas importante es la posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o varios subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos en nuestro informe. Por ejemplo, si queremos mostrar los datos de una tabla con inmuebles de toda España, y queremos que los agrupe segun la provincia, para ello vamos sobre la parte izquierda del formulario en vista diseño y con el boton derecho le damos a la opción Ordenar y Agrupar:

Ahora seleccionamos los campos que queremos Agrupar y el orden es el que queremos que aparezcan, una vez seleccionado en la parte de abajo aparecerán las opciones, de las que debemos activar "encabezado de pagina". En este momento en el informe se crea un nuevo encabezado, donde podemos incluir las etiquetas y textos necesarios para el encabezado de nuestro informe. En la sección de detalle aparecerán los los registros relacionados con los datos principales del encabezado:
Otras opción interesante y muy util es forzar el salto de pagina cuando aparece un nuevo registro que no cabe en la primera pagina, para evitar este corte que tan mal queda, simplemente iremos a la opción mantener Juntos del menú ordenar y agrupar y pondremos el valor a sí.

Funciones en Excel

FUNCIONES
Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.
El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.
Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Estructura de una función
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_funcion (argumento1; argumento2;…; argumentoN)
Esto es:
  1. Signo igual (=).
  2. Nombre de la función.
  3. Paréntesis de apertura.
  4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
  5. Paréntesis de cierre.
Insertar función
Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones:
  1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicará los argumentos de la misma.
  2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, ademas una descripción de la función y de cada argumento.
Funciones Anidadas
Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra función, esto se conoce como funciones anidadad. Por ejemplo:
=SI (PROMEDIO (A1:A10)>50; SUMA (B1:B10); 0)
La siguiente función SI compara con 50 el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada), si es mayor a 50, invoca a la función SUMA (función anidada).
Resultados válidos
Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.







Para que sirven las Formulas y las Funciones en Excel

Las fórmulas y funciones de Microsoft Excel son una parte fundamental de una hoja de cálculo. Sirven para resolver todo tipo de cálculo, desde sencillas fórmulas aritméticas hasta calcular grandes rangos de datos estadísticos para informes económicos.
Una fórmula o función Excel calcula un valor nuevo a partir de valores contenido en celdas únicas o en rangos de varias celdas de la hoja de cálculo. Aparte de números y valores, las fórmulas Excel contienen operadores. Estos especifican qué operaciones usar.
FORMULAS
Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá mas adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.
Componentes de una fórmula

Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.

Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia, A = p R2, se puede escribir en Excel como:

=PI()*B1^2

En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:

- Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1.

- Constantes: el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.

- Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

- Funciones: la función PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...
2. OPERADORES

Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

2.1. Tipos de operadores

- Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético

Significado


Ejemplo

+ (signo más)


Suma


A3+3

- (signo menos)


Resta

Cambio de signo


B3-B1

-A1

* (asterisco)


Multiplicación


B3*C3

/ (barra diagonal o slash)


División


D3/3

% (signo de porcentaje)


Porcentaje


20%

^ (acento circunflejo)

Exponenciación

C3^2

Procedimiento para insertar un hipervinculo en Word

LOS HIPERVINCULOS
Los hipervínculos son enlaces o rutas de acceso a otro archivo, pagina Web o una dirección de correo electrónico, es una herramienta sencilla y de mucha utilidad cuando se trata de ``navegar'' por un texto demasiado largo, su función es llevar al usuario de cierto punto hasta otro punto sin tener que leer o visualizar todo el texto, por ejemplo: saltar de la pagina numero tres hasta la pagina siete.
Dentro de la herramienta encontramos cuatro opciones principales que son:
·  Archivo o pagina existente.
·  Lugar dentro de este documento.
·  Crear nuevo documento.
·  Dirección de correo electrónico.
COMO INSERTAR UN HIPERVÍNCULO
Antes de insertar los hipervínculos tenemos que aplicar ``Estilo'' Titulo a todos los títulos del texto si vamos a movernos dentro del mismo:
SINTAXIS PARA INSERTAR UN HIPERVÍNCULO
·  seleccionamos un texto, grafico, o cualquier objeto dentro del documento al que le queremos poner la ruta y se abra o ejecute cada vez que se le haga clic.
·  Vamos al menú Insertar
·  Damos clic en el ultimo ítem: ``Hipervínculo…Alt+Ctrl+K'' (Que muestra un atajo de teclado para hacerlo mas rápido)
Ejemplo:
OPCIONES DE HIPERVINCULOS
Decíamos que en esta herramienta encontraremos un sin fin de opciones pero que conoceremos las cuatro principales y que para mayor aprendizaje las otras opciones son de practica para el usuario.
·         VENTANA DE HIPERVINCULOS
1. ARCHIVO O PÁGINA WEB EXISTENTE.
Seleccione un elemento con el que vincular de la lista de archivos y carpetas.
·  Haga clic en Carpeta actual para ver una lista de archivos en la carpeta mostrada en el cuadro Buscar en.
·  Haga clic en Páginas exploradas para ver una lista de las páginas Web visitadas recientemente
·  Haga clic en Archivos recientes para ver una lista de los archivos utilizados recientemente.
2. LUGAR DENTRO DE ESTE DOCUMENTO.
Anteriormente les recomendé aplicar ``Estilo'' Titulo (con su fuente y tamaño de letra personalizado) esto con el fin de que aparecieran los títulos en esta ventana.
Seleccionamos el titulo a donde se ve a establecer el hipervínculo y luego clic en el botón ``ACEPTAR''
3. CREAR NUEVO DOCUMENTO
En esta opción los pasos son mas sencillos, primero tienes que nombrar un archivo nuevo de Microsoft Word como lo muestra el grafico: (Nuevos procesadores INTEL), si queremos especificar la carpeta o directorio activamos el botón ``Cambiar''
NOTA: si en algún momento cambiamos de directorio o eliminamos el archivo que creamos el hipervínculo se rompe, es decir no se activara cuando le hagamos clic. Por ejemplo: si creamos el nuevo documento en la carpeta C:\Mis documentos y luego cambiamos el archivo a C:\Mis documentos\David el vinculo queda erróneo.
4. DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRONICO.
Esta es la ultima opción de esta excelente herramienta, sabemos que siempre hay que seleccionar el texto o el objeto que va a contener el hipervínculo, enviar un correo electrónico desde Microsoft Word es sencillo, por ejemplo si me quieres enviar un mensaje vía E-mail solo tienes que dar clic en la palabra : Webmaster.
Dentro del espacio ``Texto'' debe aparecer la palabra que seleccionamos, si no lo hicimos entonces en la hoja de texto aparecerá las direcciones de correo a las que enviaremos un mensaje de e-mail.
Dentro del espacio ``Dirección de correo electrónico'' debes escribir la dirección a la que desee que envíen el correo electrónico los demás usuarios. Si son dos o mas direcciones las separamos con una coma y un espacio.
Dentro del espacio ``asunto'' escribimos un texto que aparecerá automáticamente en la línea Asunto del mensaje de correo electrónico.
Luego de Aceptar el hipervínculo y de ejecutarlo se cargará el programa Microsoft Outlook que será el encargado de enviar el correo electrónico.













Procedimientos para insertar Vinculos en Word


Seleccione el texto o la imagen que desee mostrar como hipervínculo.
En la ficha Insertar, dentro del grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo
También puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el texto o en la imagen y, a continuación, hacer clic en Hipervínculo en el menú contextual.

Para crear un vínculo a un archivo o página Web existente, haga clic en Archivo o página Web existente dentro de Vincular a y, a continuación, escriba la dirección a la que desea vincular en el cuadro Dirección. Si no conoce la dirección de un archivo, haga clic en la flecha de la lista Buscar en y, a continuación, localice el archivo que desea.
Para crear un vínculo a un archivo que no se ha creado aún, haga clic en Crear nuevo documento en Vincular a, escriba el nombre del archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento y, a continuación, en Cuándo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo más adelante o Modificar documento nuevo ahora.